Spoločnosť LogiServ Group zápasila s preťaženým HR oddelením a pomalým spracovaním administratívnych dokumentov, čo vyriešila nasadením pokročilého AI automatizačného systému na spracovanie prirodzeného jazyka a vyťažovanie dát. Zavedenie algoritmickej predselekcie životopisov a automatického párovania faktúr okamžite odstránilo úzke hrdlá v operačnom chode podniku.
LogiServ Group je stredná európska firma so 450 zamestnancami, ktorá pôsobí v oblasti dodávateľských reťazcov a špedície. Rastúci objem internej administratívy a zvýšený nárast nábory nových pracovníkov spôsobili, že HR špecialisti strávili až 60 % pracovného času prepisovaním údajov a triedením neštruktúrovaných dokumentov. Vedenie preto pristúpilo k radikálnej automatizácii internej administratívy s cieľom uvoľniť ruky kľúčovému personálu.
Mechanizmus fungovania AI automatizačného systému
Jadrom nového riešenia je kombinácia optického rozpoznávania znakov (OCR) a veľkých jazykových modelov prispôsobených na firemnú dokumentáciu. Systém funguje v troch nadväzujúcich krokoch:
- Ingestia a štruktúrovanie dát: Každý prichádzajúci dokument – či už ide o životopis kandidáta, lekársku správu, schválenie dovolenky alebo dodávateľskú faktúru – je automaticky presmerovaný do AI modulu. Systém prečíta neštruktúrovaný text a premení ho na štruktúrované dáta v CRM a ERP systéme.
- Sémantická analýza a predselekcia kandidátov: Pri náborovom procese AI vyhodnocuje kvalifikáciu, predchádzajúce skúsenosti a relevantné schopnosti kandidátov voči požiadavkám pracovnej pozície. Namiesto kľúčových slov rozumie kontextu, čím eliminuje zlé zaradenie uchádzačov.
- Automatizované schvaľovacie pracovné toky: V administratíve systém porovnáva faktúry s objednávkami a dodacími listami. Ak dáta sedia, systém faktúru rozošle na schválenie príslušnému manažérovi s predpripraveným výkazom, čím skracuje schvaľovací proces na niekoľko sekúnd.
Kvantifikovateľné výsledky a merateľný prínos
Implementácia priniesla okamžité zmeny v efektívnosti HR aj finančného úseku. Pred nasadením trvalo spracovanie jedného životopisu a zaradenie do databázy priemerne 18 minút, zatiaľ čo dnes AI zrealizuje tento úkon za 4 sekundy. Náborový cyklus na špecializované pozície sa skrátil z pôvodných 42 dní na 11 dní.
V administratívnej oblasti klesla chybovosť pri prepisovaní faktúr a osobných údajov z 8,5 % na nulovú hodnotu. HR oddelenie získalo späť 120 hodín mesačne na jedného zamestnanca, ktoré teraz investuje do priameho rozvoja zamestnancov a osobné pohovory. Celková finančná úspora v prvom roku prevádzky dosiahla 142 000 eur pri návratnosti investície (ROI) v trvaní necelých štyroch mesiacov.
Príklad z praxe
- Firma: stredná európska firma
- AI riešenie: AI automatizačný systém
- Problém: manuálne a časovo náročné procesy
- Výsledok: výrazné úspory času a nákladov
Poučenie pre stredne veľké podniky
Prípad spoločnosti LogiServ Group potvrdzuje, že presne cieľová automatizácia rutinných úloh výrazne znižuje prevádzkové náklady a eliminuje ľudské zlyhania. Pre podobne veľké organizácie je kľúčové nezačínať komplexnou prestavbou celého podniku, ale vybrať najviac zaťažené úseky, akými sú práve HR preverovanie a spracovanie administratívnych dokladov.
Investícia do AI automatizačných systémov prináša rýchlu návratnosť najmä vďaka uvoľneniu kapacít kľúčových zamestnancov, ktorí sa namiesto mechanického prepisovania dát môžu sústrediť na činnosti s vyššou pridanou hodnotou.